Olimpo Informatico

[Zeus News]

Commenti all'articolo Distruggere i documenti cartacei
L'enorme diffusione del mezzo informatico ha progressivamente portato alla implementazione di metodi di catalogazione e contabilizzazione che vanno, progressivamente, a sostituire il supporto cartaceo. Ma è una buona idea?

[Ast]

Penso che prima di scrivere un articolo del genere bisognerebbe prendere visine dello stato dell'arte nel settore (sistemi di gestione documentale e WorkFlow management).

Qui stiamo parlando di Word come se la carta si eliminasse installando MS Word ! ! !

Saluti cordiali

[Ospite]

Be, l'idea non mi sembra male, dipende appunto dai prodotti, dalla loro compatibilità con le versioni vecchie, ecc. ma ricordiamo che stiamo parlando (nel mondo) di tonnellate di carta... e di conseguenza di foreste salvate, soprattutto in questo periodo, nel quale a nessuno interessa la natura, ma va ricordato che senza di essa noi non potremmo vivere.

[Daniela]

office che c'entra? e che c'entra word? Mi vuoi raccontare che la migrazione avviene con Word!?

ti ricordo che sono stati letti hard disk che erano stati bruciati nel tentativo di distruggere dati in esso contenuti, mentre la carta bruciata, vedi tu.
Ma lo sai come funziona un filesystem??? E come funziona un disco?

per piacere vai a studiare

[marco lorenzi]

Non è il primo articolo che leggo in merito e credo sia opportuno levare una voce in contrasto. E' infatti molto approssimativo affermare che affidarsi al documento digitale e alla sua manutenzione sia l'inizio della progressiva perdita dei documenti, bisogna piuttosto essere consci dei limiti sia del documento digitale che del cartaceo.
Il documento cartaceo è per sua natura più stabile rispetto al digitale ma non si deve generalizzare, poichè spesso gli archivi cartacei sono inconsultabili perchè difficilmente reperibili (avete mai visto un capannone dove sono archiviate milioni di pratiche?), ed in ogni caso la reperibilità di un documento è affidata agli stessi valori messi in discussione per il documento digitale; potrei dire che non è mai stata istituita una procedura standard che consenta la rintracciabilità del documento cartaceo, che le persone preposte all'archiviazione usano molto la loro memoria e non lasciano traccia del sistema utilizzato, che l'umidità, il fuoco, la polvere e i ratti spesso distruggono il documento
Si arriva quindi ad una differenziazione del valore dei documenti per cui esiste una classe di documenti "di grande valore" ed una classe la cui archiviazione è necessaria ma il cui valore è prossimo allo zero. L'intento del ministro, che combacia con l'intento e l'interesse del privato, è di eliminare fisicamente questa seconda classe e i costi ad essa relativi, siano essi costi di produzione, di gestione, di archiviazione e soprattutto di ricerca e fruizione.
In questo contesto il documento digitale rappresenta una soluzione valida ma la sua validità è legata a come le persone (i già citati tecnici) la applicano, a come i dati vengono gestiti nel tempo, a quali strumenti ci si affida. Ci si lamenta, anche nell'articolo, della mancanza di backup o di sistemi di protezione ma non ci chiede ad esempio se tutti i dati del Catasto sono archiviati in locali deumidificati e con sistemi antincendio, con filtri anti polvere e dove vengono svolte pratiche di derattizzazione regolari; la risposta sarebbe comunque un "no" perchè costerebbe troppo. Per contro ci sono luoghi dove questi sistemi sono funzionanti e dove sono archiviate epistole del '600 conservate in modo esemplare, e allora arriviamo alla conferma dell'esistenza delle due classi succitate, due valori diversi, due atteggiamenti completamente diversi.
Se l'introduzione delle tecnologie digitali risolvesse i problemi legati alla classe meno nobile avremmo già raggiunto un enorme traguardo, non fosse per altro che per l'ambiente; per affermare il documento digitale però bisogna rispondere ancora a due punti dell'articolo e più precisamente ai riferimenti ad Office e ai sistemi operativi.
Per archiviare documenti digitali, così come per scalare il Monte Bianco, occorre utilizzare gli strumenti opportuni; dal 1993 esiste una tecnologia il cui formato è pubblico, il cui software di lettura è gratuito e disponibile per diversi sistemi operativi, e che ci consente nel 2004 di utilizzare file realizzati nel 1993. Il formato Adobe PDF ha senza dubbio iniziato un'era e i tanti utilizzatori lo sanno; non esiste più un problema di versioni, non esiste il problema dei ssitemi operativi, non esiste differenza tra documento cartaceo o digitale. Esiste il documento PDF che possiamo paragonare alla carta e se qualcuno vuole opporsi dicendo "ma io uso Word", ad essi non mi rimane che rispondere: "quella è la penna, non la carta".

[Paolo]

... forse farebbe bene a te un pò di studio per quanto riguarda la netiquette.
Rosario voleva solo mettere un accenno sulla possibilità, non tanto remota, che un archivio digitale, così - certo - come quello cartaceo potrebbe andare distrutto. Non voleva offendere nessuno e penso che il suo argomento non sia da cassare così come hai fatto. Ha voluto solo puntare il dito su di un argomento che le pubbliche amministrazioni, di cui faccio parte, stanno affrontando, studiando e investendo molto in termini di personale e finanziamenti.
Visto che a te lo studio piace tanto, vatti a vedere le normative europee in temini di e-governance.
Mandi
Paolo

[daniela]

Ma per piacere !!!!

intanto che cosa significa che "i dati si cancellano" se uno sa come e' fatto un disco, anche se si verifica un problema di supporto (e certi supporti sono affidabilissimi) oppure se il kernel fa pasticci con l'i/o o ancora se l'utente si sbaglia, si puo' fare molto - naturalmente se si e' competenti. Poi word non e' un database - almeno credo, perche' dopo aver letto l'articolo io mi tocco per sentire se ci sono. Infine, secondo te, i dati, per dire, di decenni di attivita' del CERN (sai, l'acceleratore europeo di particelle che sta sotto Ginevra e che registra collisioni... e ha quantita' molto grandi di dati relativi ad esse...) sono stampati su carta? Oppure sono conservati in formato Word? O ancora vanno perduti ciclicamente insieme ai soldi del contribuente che finanzia il tutto?

Ma per piacere!!
A studiare, e non raccontiamo scemenze. Netiquette e' in primo luogo questo.

[il sarcastico phoenix]

GIUSTISSIMO!!i dati digitali sono troppo rpecari!la carta prò è anch'essa sufficientemente precaria perkè puuò prender fuoco con facilità!propongo perciò di incidere su tavolette di titanio qualsiasi dati importante in modo da essere indistruttibile inoltre assoldiamo 5 persone per imparare a memoria qualunque dato da conservare.A me sembra una buona idea.A Voi no?

[Clipper]

Lavoro nella pubblica amministrazione come sysadmin e consiglio di conservare TUTTI i pezzi di carta, potreste averne assoluto bisogno: l'articolo fotografa in modo esatto la situazione nella P.A....

[madvero@yahoo.it]

entrata giusto per dire quel che hai gia' detto tu.. grazie mi hai risparmiato la fatica: condivido in pieno anche le virgole del tuo pensiero.

[Ospite]

ho messo la mail al posto del nome e non vorrei finire negli elenchi degli spammatori per una banale leggerezza. grazie staff di zeusnews !!!
madvero

[Carlo Petti]

Sono più di 10 anni che una "barca" di gente sta pensando alla "archiviazione sostitutiva" che ,mi creda, se adottata è di gran lunga più sicura e controllabile di quella tradizionale

[Antonio]

Le considerazioni di Marco di Genova sono perfettamente calzanti.
Di fatto, la carta ha garantito (ma non sempre) il salvataggio delle informazioni per secoli. Quanto all'affidabilità dei CD... sappiamo tutti che è legata al materiale del supporto, alla velocità di registrazione dei dati, alla bontà del lettore che si usa per recuperare i dati (i lettori più scadenti non leggono più in presenza di piccoli graffi), ecc...
Ma anche la carta ha i suoi problemi. Parlando con l'editore Tallone ho imparato che la carta dei secoli passati era estremamente stabile e naturale: una carta di qualità. Non a caso veniva utilizzata per testi di grande importanza religiosa, filosofica o scientifica. Oggi, al contrario, si disbosca per produrre carta di cattiva qualità che subisce ossidazione (che all'inizio è percepita solo come un banale ingiallimento) in pochi giorni di esposizione al sole diretto o in pochissimi anni di esposizione all'aria anche in assenza di luce diretta del sole. In aggiunta, si consideri che gli inchiostri odierni sono fortemente acidi e contribuiscono alla destrutturazione della cellulosa ed anche in questo caso l'impressione è che si stia disboscando per stampare dei testi scientifici molto instabili.
Il giudizio è da sospendersi per la carta riciclata: si tratta di una carta di cattiva qualità, con una composizione molecolare mista di molte fibre differenti che le conferisce il suo aspetto di porosità ma che la rende meno compatta e resistente all'umidità. Inoltre, con essa si evita certamente il taglio degli alberi ma lo smacchiamento della pasta di cellulosa per eliminare gli inchiostri aggressivi che si usano oggi viene fatto con sostanze pesantemente inquinanti. Eppure, alcune case editrici pubblicizzano di utilizzare carta riciclata per produrre libri. Dunque utilizzano carta non duratura con una politica ambientale che in parte è positiva e in parte non lo è.
Il problema reale, come evidenziato da chi mi ha preceduto, non è l'uso si supporti stabili, costosi o inquinanti per i documenti che possano ragionevolmente diventare oggetti storici (una risoluzione delle Nazioni Unite, il progetto di un auditorium, una pubblicazione scientifica). Il problema che si dovrà affrontare in futuro con l'esaurirsi delle risorse del pianeta sarà relativo all'uso di supporti stabili, costosi o inquinanti per la ricevuta del versamento delle tasse quando tutti sappiamo (almeno lo sanno quelli che le tasse le pagano) che dopo cinque anni non è più necessario conservare nessuna documentazione. Avete presente gli accendini di plastica? Hanno una composizione chimica estremamente tossica e non attaccabile da parte dei batteri. La loro degradazione avviene per "asporto progressivo" di molecole da parte di vento, acqua ed altri elementi naturali e richiede tempi lunghi decine e centinaia di anni. Incredibilmente, però, quell'oggetto ha una vita utile di circa uno-due mesi se messo in mano ad un fumatore.
La morale è questa: ogni supporto dovrebbe avere, per legge o per buonsenso delle persone che lo producono e/o utilizzano, una durata ed un grado di impatto ambientale non troppo superiori al tempo di utilizzo dell'informazione che ci si scrive sopra. Che senso ha per la Pubblica Amministrazione produrre un certificato di carta che dopo pochi anni non è più valido poiché la persona si è sposata, ha cambiato residenza, lavoro, ecc...? Non basterebbe una mail con firma elettronica spedita al datore di lavoro che voglia lo stato di famiglia o il certificato di residenza? O almeno si utilizzi della carta scadente, riciclata e ricca di impurità che si sfaldi da sola in qualche umido scantinato statale.

[Enzo Rossi]

secondo me c'è il rischio di perdere dati importanti, ma anche di perdere documenti, opere d'arte letterarie, software e tanto altro, solo perchè non viene reputato trasferirlo sui nuovi mezzi di archiviazione man mano più moderni: quante cose importanti si trovano in scatole abbandonate in soffitta ! Ma con questi sistemi di archiviazione temo che verranno definitivamente perdute.

[franco]

E' un dubbio che avevo sempre avuto, perche se da un lato i documenti elettronici sono più facili da classificare e gestire dall'altro esistono le perplessità ben espresse nell'articolo. Avevo sempre pensato che fosse solo la mia resistenza ad abbandonare il caro e rassicurante pezzo di carta, una specie di difficoltà ad accettare le nuove tecnologie. Perchè invece sono aumentate a dismisura le stampe di documenti spesso inutili?

[Domenico]

In effetti non è la prima volta che ci lasciamo prendere da una innovazione magari utile e bella sottovalutando o ignorando le contropartite. Questo articolo è davvero saggio e dovrebbe essere pubblicato bene in vista su riviste nazionali come una sorta di avvertimento, monito e messa in guardia sul problema. Io che uso il PC tutti i giorni e da 10 anni ammetto di avere pensato a questo proposito ma non per sesto senso a tutti i costi ma perchè già ebbi problemi in questo senso. Ho avuto floppy misteriosamente smagnetizzati o illegibili, cancellazioni di intere cartelle sul PC senza spiegazioni ed altro che mi hanno procurato grande rabbia e perdita definitiva di dati di lavoro. Altro che "Unerase". A volte si perdono i dati e non esiste cane da valanga che tenga credetemi. Il Backup? Nel mio modesto ufficio ho imparato a farlo dopo quei problemi, avevo acquistato un'unita' Iomega Zip che non uso più perchè oggi è facile farsi un CD. Ma anche questo è un'imprudenza perchè in attesa che si collezionano almeno 500 Megabyte essi permangono sull'hard disc coi problemi detti... e allora? Torno ad usare i dischetti Zip fino ad avere una considerevole mole per fare un CD. Si potrebbe fare anche un CD multisessione o scrivere su un riscrivibile ma lavoriamo sempre in fretta e non c'è questo tempo.
Ebbi anche il problema dei programmi di cui files non si aprono con le nuove versioni o alterano la disposizione del contenuto. A questo ho anche pensato rimediando con la promessa di non cambiare più sistema operativo e programmi. Quel PC sarà sempre così. Altri sistemi operativi, programmi nuovi e novità di sorta si utilizzeranno su altre macchine, si prova la compatibilità del software e poi se mai si provvede ad unificare. E' una mentalità che come Lei dice nel pubblico impiego ancora non cè, poca è la preparazione degli addetti e d'altra parte le cose avvengono per grado. Il guaio è che lo Stato e gli Enti Locali non fanno fare corsi ai dipendenti e che sempre nel pubblico non esiste un vero capo ufficio presente, capace e responsabile. Io non ne ho mai visti neanche negli ospedali in fatto di medicina dove se un medico sbaglia ad interessarsi sono sempre i familiari dell'interessato o la magistratura quando va bene. Mi si provi a smentire dopo tutto quello che ho visto io (ed altri).
Fatte queste considerazioni, non so se i miei rimedi (che ammetto possano valere per medi termini) potrebbero essere adottate dalla grande azienda o dal pubblico impiego. Dico però che utilizzare lo stesso hardware e lo stesso software per tutte le filiali e sedi di un'impresa è il minimo dovere ma questo già si fa, era troppo facile ma è più difficile "tenerselo" non sempre per necessità di migliorarsi ma per morbosità dell'ultimo upgrade.

[nicola de giorgio]

Il problema sollevato è sostanziale! E' necessario ricercare un supporto ed una modalità di archivio accessibile nella maniera più universale e non solo da P.C. con Certificazione I.S.O.!!!

[Andrea]

perdonami, non mi sembra molto informata di come funzionano questo tipo di programmi: ad esempio, i software per notai, fanno tutti il raid, e quotidianamente fanno una copia di back up su nastro. i progetti sul processo telematico hanno protezioni di tipo analogo

[Stefano Barni]

non capisco cosa tu intenda con "i software per notai, fanno tutti il raid".

il raid (redundant array of inexpensive disks) è un sistema di configurazioni dei dischi che può fornire livelli diversi di protezione dalla perdita di dati causati da guasti di natura hardware: il raid infatti è una implementazione hardware ed è supportato dal sistema operativo e/o dagli strati "bassi" del software installato sula macchina.

una applicazione, per notai o no, non supporta, e tantomeno "fa" il raid, in quanto questo è del tutto trasparente per i programmi che girano al di sopra del sistema operativo stesso.

in altre parole, l'applicazione legge e scrive i dati sotto forma di file, senza nulla "sapere" su come il sistema e lo hardware gestiscano i dischi sui quali quei file sono memorizzati.

inoltre, le configurazioni raid hanno l'obiettivo di proteggere dai guasti i dati "online", ma quando si parla di archiviazione degli stessi, si tratta solitamente di spostarli dai dischi a supporti offline, come i nastri o i cd-r o cd-rw o dvd-r o altri ancora: per tutti questi tipi di media non esistono configurazioni raid.

anche i backup (su nastro o altro supporto idoneo) solitamente non sono effettuati direttamente dalle applicazioni di business; si tratta, in genere, di processi gestiti a livello di amministrazione di sistema.

[Rosario Marcianò]

...anche perché, nostro malgrado, è il software più adoperato negli uffici pubblici e privati.
Noto con piacere che l'argomento è di interesse generale. Non escludo di aver descritto la situazione in modo poco approfondito e suscettibile di critiche. Spero di non aver offeso nessuno.
Mia cara Daniela... spero non le prenda fuoco il Suo disco rigido, anche se Lei, conoscendo bene il file system, saprà come cavarsela.