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creare e backuppare archivi di posta con outlook
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madvero
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Registrato: 05/07/05 20:42
Messaggi: 19288
Residenza: Ero il maestro Zen. Scrivevo piccole poesie Haiku. Le mandavo a tutti via e-mail.

MessaggioInviato: 30 Set 2009 02:28    Oggetto: creare e backuppare archivi di posta con outlook Rispondi citando

Sono in molti a lamentarsi perchè perdono importanti mail ricevute oppure non riescono a ritrovarle perchè non hanno un archivio ben ordinato...
E la maggioranza di loro usa outlook.

Con outlook è estremamente facile ed intuitivo creare delle cartelle di archivio, backupparle, impostare delle regole per lo smistamento automatico della posta...
Vediamo come fare.

Cominciamo con la creazione degli archivi.

Aperto il client, si va su file -> gestione file di dati



si apre questa schermata:



Basta cliccare su aggiungi e scegliere il tipo di file delle cartelle personali da generare...



e poi scegliere dove salvare il file delle cartelle personali.
Nell'esempio, ho salvato il file sotto documenti, e l'ho chiamato cartella archivio posta (anche se nello screenshot non si vede, ha estensione .pst)



Cliccando per la conferma del nome, si apre questa schermata:



E' buona norma attribuire il medesimo nome scelto per il file appena salvato, per evitare confusioni qualora venissero generate numerose cartelle d'archivio. Il nome qui digitato sarà quello associato alla visualizzazione della cartella all'interno del client.

Dopo aver cliccato su ok, si apre quest'altra schermata:



Cliccando su aggiungi, si può ripetere la procedura guidata per ottenere molte altre cartelle d'archivio... ma clicchiamo su chiudi per vedere com'è la cartella d'archivio appena creata.

Eccola qui (bordata in rosso): è una normalissima cartella, tale e quale alla posta in arrivo o alla posta inviata.



Torniamo sulla posta in arrivo. Si possono impostare le regole per filtrare in automatico quali tipologie di mail debbano imbucarsi nella cartella archivio posta, ma si possono anche spostare le mail a mano.

Basta selezionare la mail/le mail da spostare, cliccare col tasto destro del mouse, scegliere la voce sposta nella cartella...



E si aprirà il riquadro che mostra tutte le cartelle disponibili, fra cui quella d'archivio appena creata.



Confermando la scelta, ecco che la mail viene inserita nella cartella archivio posta.



Come dicevo prima, ripetendo la procedura si possono ottenere numerosissime cartelle d'archivio. Ne ho fatte alcune



Fate caso al peso dei vari file. Quelli creati in questo esempio sono sufficientemente piccoli, ma è importante tener d'occhio il peso dei pst perchè questi tendono a corrompersi, col tempo.
In teoria dovrebbero essere sicuri fino al peso di un giga, ma io preferisco mantenermi sempre attorno ai 500 mega.

Per effettuare un backup di tutta la posta archiviata (ad eccezione ovviamente di quella presente in posta in arrivo o posta inviata), è sufficiente fare una copia di questi file pst e conservarla con cura, ricordandosi di effettuare questa operazione rigorosamente con il client chiuso.

Ne abbiamo anche già parlato più volte, è molto facile riagganciare la copia dei file pst in outlook... alla fine, l'importante come al solito è pensare al backup preventivamente.
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ioSOLOio
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MessaggioInviato: 03 Ott 2009 13:26    Oggetto: Rispondi

Brava maddina,
spiegazione illustrata e chiara.

Aggiungo che la medesima cosa è ovviamente fattibile con qualsiasi altro client di posta, sia col comune Outlook Express (i file in questione saranno dei .dbx) sia ad esempio con Thunderbird.

A parte il creare le cartelle di posta così come desiderato, il backup è effettivamente utile.
Ed è sufficiente copiare e salvare altrove i singoli file della posta.
Il ripristino è quasi sempre cosa da poco, trattandosi di rimettere al loro posto i file salvati.
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